XRechnung erstellen, Schritt für Schritt

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist das deutsche Format für E-Rechnungen. Sie besteht nur aus einer XML-Datei: Daten ohne Layout, gemacht für Software, nicht für Menschen. Herausgeber ist die KoSIT, die Koordinierungsstelle für IT-Standards von Bund und Ländern.

Die aktuelle Version ist XRechnung 3.0. Sie erfüllt die europäische Norm EN 16931 und ergänzt sie um ein paar deutsche Regeln.

Wann brauchst du eine XRechnung?

Öffentliche Auftraggeber verlangen sie fast immer, vom Bundesministerium bis zur Stadtverwaltung. Im Geschäft mit anderen Firmen ist sie eine von zwei gängigen Möglichkeiten. Die andere ist ZUGFeRD.

Ab wann du E-Rechnungen verschicken musst, steht im Ratgeber zur E-Rechnungspflicht 2027.

Diese Angaben braucht eine XRechnung

• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
• Deine Firma mit Anschrift und USt-IdNr. oder Steuernummer
• Eine Kontaktperson mit Name, Telefonnummer und E-Mail
• Den Empfänger mit Anschrift
• Wann du die Leistung erbracht hast
• Die Positionen mit Menge, Preis und Steuersatz
• Die Zahlungsart, bei Überweisung deine IBAN
• Eine Referenz des Empfängers. Bei Behörden ist das die Leitweg-ID (die Adresse der Behörde im E-Rechnungsnetz), du bekommst sie von deinem Auftraggeber. Bei Firmen reicht zum Beispiel eine Bestellnummer.

Die meisten Angaben stehen schon auf deiner normalen Rechnung. Pavi liest sie aus und fragt nur nach, was fehlt.

So erstellst du eine XRechnung mit Pavi

1. Hochladen. Zieh deine Rechnung als PDF, Word oder Excel in die Fläche unten.
2. Prüfen. Pavi liest alle Angaben aus. Fehlt etwas, fragen wir dich danach, zum Beispiel: „Wann hast du die Leistung erbracht?“
3. Fertig. Du bekommst eine XRechnung, geprüft nach den offiziellen Regeln der KoSIT. Herunterladen oder direkt per E-Mail senden.

Häufige Fehler

• Leitweg-ID fehlt. Ohne sie kommt eine Rechnung an eine Behörde nicht an.
• Keine Kontaktperson. Die XRechnung verlangt Name, Telefon und E-Mail.
• Summen passen nicht. Netto, Steuer und Gesamtbetrag müssen auf den Cent aufgehen.
• PDF statt XML verschickt. Ein PDF mit dem Wort „XRechnung“ ist noch keine XRechnung.